Project Manager (PM) หรือตำแหน่งผู้จัดการโครงการ ในหลายๆ ภาคส่วน หรือในแต่ละสายงาน จะมีบทบาท และหน้าที่แตกต่างกันไปอยู่บ้าง แต่ทั้งหมดทั้งมวล PM คือตำแหน่งที่มีหน้าที่ที่จะทำให้โครงการ หรือโปรเจคสำเร็จรุร่วงไปให้ได้ โดยงานที่ควรจะมี PM คืองานที่ประกอบไปด้วยกลุ่มคนหลากหลายหน้าที่ เช่น การพัฒนาแอปพลิเคชัน ที่จำเป็นต้องมีทั้งทีมออกแบบ ทีมทำกราฟฟิก ทีมเขียนโค้ด ทีมโปรโปท หรือทีมทำการตลาด หน้าที่ของ PM คือการรับมือ และปรับจูนเหล่ากลุ่มคุณที่อยู่ภายใต้โปรเจค ให้สามารถทำงานร่วมกันได้สำเร็จ ในระยะเวลา หรือขอบเขตงานที่กำหนดเอาไว้

คนที่จะเป็น PM สิ่งแรกที่ต้องรู้ก่อน ก็คือหน้าที่ของ PM นั้น จะแบ่งกระบวนการทำงานออกเป็น 3 ส่วน คือ วางแผน, ดำเนินการ และจัดการ เพื่อตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า หรือผู้บริโภค ให้ได้งานออกมาตรง

อุปสรรคที่คนเป็น PM จะต้องเจอแน่ๆ

สำหรับตัวผู้เขียน ซึ่งมีงานสายหลักรับหน้าที่เป็น PM ให้กับบริษัทไอทีแห่งหนึ่ง การเป็น PM เราจะได้พบเจอกับอุปสรรคหลายๆ อย่าง ที่งานทั่วไปเราไม่เคยเจอ เช่น ค่าคุณเป็นโปรแกรมเมอร์ อุปสรรคที่คุณจะเจอ อาจเป็น Tools ที่ใช้ หรือเทคนิคภาษาโค้ดต่างๆ หรือถ้าคุณเป็นกราฟฟิก อุปสรรคของคุณอาจอยู่ที่สไตล์กราฟฟิก หรือการออกแบบ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นอุปสรรคที่เกิดจากทางเทคนิคทั้งสิ้น แต่สำหรับ PM อุปสรรคส่วนใหญ่จะค่อนข้างแตกต่างจากสายงานอื่นๆ พอสมควร… อาจจะไม่ถูกต้องทั้งหมด แต่วันนี้ผมจะขอแชร์ 5 อุปสรรค ที่ไม่ว่าเราจะเป็น PM ในสายงานไหนๆ จะต้องพบเจอแน่ๆ มาเล่าสู่ให้ฟัง

“คน” คืออุปสรรคหลักที่คุณจะต้องพบเจอ

ในการทำงานเป็นทีม ไม่ว่าจะในตำแหน่งไหน คน ถือเป็นปัญหาใหญ่ที่หลายๆ ตำแหน่งต้องเจออยู่แล้ว แต่จะเจอมากเจอน้อย ก็ขึ้นอยู่กับบทบาทหน้าที่ของตนเอง แต่สำหรับ PM คน คืออุปสรรคหลักที่เราจะต้องปวดหัว เพราะสิ่งที่เราจะได้พบเจอในแต่ละตัวบุคคล คือทัศนคติในการทำงาน หรือการใช้ชีวิตที่แตกต่างกัน รวมไปถึงคุณภาพ หรือองค์ความรู้ในการทำงานที่ไม่เท่ากัน บางคนเป็นคนเงียบ ไม่กล้าแสดงออก บางคนมีความกล้า แต่สิ่งที่แสดงออกมากลับเป็นสิ่งที่ไม่โอเค บางคนเก่ง แต่สื่อสารไม่เป็น ไปจนถึงกลุ่มคนที่มีทัศนคติในการทำงานในแง่ลบ ซึ่งจะคอยสร้างความปวดหัวให้กับคุณไปตลอดการทำงาน

อุปสรรคที่เกิดจาก “คน” สิ่งที่ PM ควรใช้ในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด คือ “การควบคุมอารมณ์” และ “การมีเหตุมีผล” อารมณ์คือตัวแปรหลักที่ PM ควรควบคุมให้ได้ในทุกสถานการณ์ และควรใช้อารมณ์ในแต่ละแบบให้ถูกต้อง ส่วนการมีเหตุมีผล คือสิ่งที่สำคัญที่สุด เหมือนเป็นดั่งดาบ หรืออาวุธประจำตัวของ PM ที่จะใช้กำราบ หรือควบคุมคนให้ดำเนินในสิ่งที่เราต้องการได้ดีที่สุด

ตัวอย่าง : ลูกค้าต้องการมินิเกมเล็กๆ เกมหนึ่งใน 3 เดือนข้างหน้า เอามาเป็นกิจกรรมให้คนได้เล่นเพื่อชิงของรางวัล PM จะสามารถจัดสรรเวลาออกมาคร่าวๆ ได้ดังนี้

• วันที่ 1: คุยและรับบรีฟจากลูกค้า
• วันที่ 2 – 4 : ทำการออกแบบโครงสร้าง
• วันที่ 5 : นำเสนอโครงสร้างของตัวเกม
• วันที่ 6 – 7 : ปรับแก้โครงสร้าง
• วันที่ 8 : นำเสนอโครงสร้างกับลูกค้าครั้งสุดท้าย
• วันที่ 9 : วางแผนกระบวนการทำงานทั้งหมด
• วันที่ 10 : บรีฟงานให้กับทีม กราฟฟิก ทีมโค้ด
• วันที่ 11 – 15 : เสร็จกราฟฟิกต้นแบบ
• วันที่ 16 : นำเสนอลูกค้า
• วันที่ 17 – 20 : ปรับแก้กราฟฟิกต้นแบบ
• วันที่ 21 : นำเสนอลูกค้าครั้งสุดท้าย
• วันที่ 22 – 40 : เสร็จกราฟฟิกชุดแรก

• วันที่ 41 – 60 : เสร็จกราฟฟิกชุดที่สอง
• วันที่ 11 – 30 : เสร็จเดโมเกม
• วันที่ 31 – 40 : ทดสอบเดโม และปรับจูน
• วันที่ 41 – 50 : เสร็จตัวเกมเบื้องต้น
• วันที่ 51 – 60 : ทดสอบตัวเกมเบื้องต้น และปรับจูน
• วันที่ 61 – 70 : เสร็จตัวเกม ตัวสมบูรณ์
• วันที่ 71 – 80 : ทดสอบตัวเกมที่สมบูรณ์ และปรับจูนคุณภาพ
• วันที่ 81 – 89 : นำเสนอตัวเกมแก่ลูกค้า และปรับจูนเล็กน้อย
• วันที่ 90 : ส่งมอบงาน

“การสื่อสาร” อุปสรรคที่เป็นมากกว่าแค่เรื่องการใช้คำพูด

สิ่งที่ PM จะต้องใช้ในทุกวันของการทำงาน คือ การสื่อสาร ขอให้คุณจำไว้อยู่เสมอว่า การสื่อสาร ที่คุณสื่อออกมา ล้วนมีพลังที่จะเปลี่ยนแปลงโปรเจคไปได้แบบหน้ามือเป็นหลังมือ เพราะการสื่อสารของเรา PM คือสิ่งที่จะท้อนออกมาในตัวโปรเจค และเป็นสิ่งสำคัญที่จะให้แต่ละกลุ่มคนสามารถดำเนินงานไปต่อได้อย่างถูกต้อง โดยการสื่อสารสำหรับ PM ไม่ใช่แค่การเลือกใช้คำพูดที่ถูกต้องเพียงอย่างเดียว แต่มันต้องมองให้เห็นถึงองค์ประกอบที่จะเกิดขึ้น ชัดเจน และเข้าใจในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่เราสามารถพัฒนาได้ไม่มีที่สิ้นสุด ยิ่งเรามีองค์ความรู้มาก และสามารถจัดสรรปัญความรู้ที่มีได้ เราก็จะยิ่งใช้การสื่อสารได้ดี และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

“การตัดสินใจ” อุปสรรคที่จะมาคู่กับปัญหา

กล่าวได้ว่าในทุกสายงาน ล้วนมีปัญหาเกิดขึ้น คำถามคือ ถ้าทำงานกันเป็นกลุ่ม แล้วเกิดปัญหาขึ้น ปัญหาที่เกิดขึ้นใครจะเป็นคนแก้ไข ? คำตอบที่ถูกต้องจะอยู่ที่การตัดสินใจของตัว PM เพราะคุณต้องเข้าใจก่อน ว่าโปรเจคไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ล้วนเกิดปัญหาขึ้นทั้งนั้น โดยปัญหาที่เกิดขึ้น PM คือผู้ตัดสินใจว่ามันคือปัญหาที่สำคัญขนาดไหน ควรแก้ไขตอนไหน ควรใช้ใครแก้ไข หากการแก้ไขมีหลายแนวทาง PM ก็ต้องรู้ว่าแต่ละแนวทางแตกต่างกันอย่างไร และให้ผลต่างกันเช่นไร แล้วถึงเป็นคนตัดสินใจเลือกแนวทางนั้นๆ อีกที ซึ่งการตัดสินใจเหล่านี้ ไม่ใช่การตัดสินใจให้แล้วเสร็จ แต่มันคือการใช้องค์ประกอบข้อมูลทั้งหมด ประสบการณ์ และสถานการณ์ต่างๆ ทั้งภายนอกภายใน รวมถึงผลที่จะเกิดขึ้น มาใช้เป็นตัววัดในการตัดสินใจนั้นๆ

เพราะตำแหน่ง Manager ที่ยิ่งใหญ่ มาพร้อมกับการตัดสินใจที่ใหญ่ยิ่ง

“การรับหน้า” อุปสรรคสำคัญที่คุณต้องยอมรับ

อุปสรรคสุดท้าย ที่ผมอยากจะบอกคนที่กำลังจะมาเป็น PM ทุกคนให้จำเอาไว้ว่า หากโปรเจคที่เราคุมอยู่เกิดปัญหาอะไรขึ้นก็ตาม คนที่จะต้องรับหน้าลูกค้าก่อนใครก็คือ PM หรือต่อให้ไม่เกิดปัญหากับตัวโปรเจค แต่ถ้าลูกค้ามีปัญหาเอง คุณก็คือคนแรกเช่นกันที่จะรับหน้าที่เจรจากับลูกค้า หรืออะไรก็ตามที่เกิดขึ้นกับตัวโปรเจค คนแรกที่จะโดดดุ่ด่า หรือว่ากล่าว หรือถูกเรียกไปพูดคุย ก็คือ PM สิ่งเดียวที่ผมจะบอกคุณได้ก็คือ คุณต้องยอมรับสิ่งที่คุณจะเจอ และต้องมีสติ ควบคุมอารมณ์ให้ดี และต้องเชื่อมั่นในทีม ในตัวผลงาน รวมถึงการเจรจา ที่ต้องใช้มากกว่าแค่คำขอโทษ หรือแค่คำว่า ไม่รู้…